Het werven van nieuw personeel is één van de meest tijdrovende, en tegelijkertijd cruciale taken van iedere organisatie. De medewerkers zijn immers degenen die uw missie en visie uit moeten stralen en zijn degenen die uiteindelijk mede verantwoordelijk zijn voor het behalen van de doelstellingen van het bedrijf.
De meeste sectoren en bedrijfsgebieden hebben in de afgelopen decennia kennis kunnen maken met verschillende softwareoplossingen, en tegelijkertijd kunnen merken wat voor een verschil ze kunnen maken ten opzichte van de ‘traditionele’ manier van werken. Human Resources vormt hierin geen uitzondering op de regel. Wij laten u in dit artikel zien hoe het dagelijks werkleven van een recruiter/HR-professional aanzienlijk vereenvoudigd kan worden door het gebruik van een Applicant Tracking Systeem (ATS).
De definitie
De meesten hebben wellicht nog nooit gehoord van een ATS-systeem. Dit kan komen door het feit dat de software vele benamingen kent, zo wordt het ook vaak omschreven als een recruitmentsysteem, werving- en selectie-software, of een kandidaat-/sollicitantenvolgsysteem.
Het doel van ATS-software is om het wervingsproces te optimaliseren. Dit doet het door bepaalde taken te automatiseren, zoals het contact met potentiële kandidaten. Het doel om het gehele proces zo efficiënt mogelijk in te richten is niet alleen prettig voor de recruiter, maar ook de kandidaat.
Gerelateerd: “ERP-software voor de uitzendbranche”
Administratieve hulp
Het ATS-systeem neemt dus met name bepaalde administratieve werkzaamheden uit handen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verzenden van geautomatiseerde berichten, waarin kandidaten worden geïnformeerd over de huidige staat van hun sollicitatie. Het is van groot belang om een sollicitant goed geïnformeerd te houden, anders neemt men het risico dat ze hun geluk elders gaan beproeven.
Andere functionaliteiten van het ATS-systeem zijn:
- Het screenen van cv’s,
- Het creëren van talentpools en
- Het plaatsen van vacatures op job boards.
Bovenop al het eerder genoemde is een ATS-systeem ook populair omdat het een database aanmaakt met daarin een volledig overzicht van alle sollicitaties: van de eerste reactie en het cv, tot aan het ondertekenen van het contract. Deze interacties worden tegelijkertijd geanalyseerd door het systeem, zo kan u bijvoorbeeld precies in welke percentage van de sollicitanten wordt uitgenodigd voor een tweede gesprek. Inzicht in dergelijke data geeft gebruikers de mogelijkheid om de processen, indien nodig, verder te optimaliseren.
Human Resource Management anno 2024
Het bedrijfsleven is in de afgelopen decennia aanzienlijk gedigitaliseerd. In de meest uiteenlopende bedrijfsgebieden en sectoren maakt men gebruik van bedrijfssoftware.
Human Resource Management vormt hierin geen uitzondering op de regel. ATS- en HRM-systemen stellen recruiters en HR-professionals in staat om de bestaande processen en werkzaamheden zo efficiënt mogelijk in te richten.
Een goede voorbereiding is alles
Het is van cruciaal belang dat men niet zomaar aan de slag gaat met de implementatie van een nieuw softwaresysteem. Wij raden altijd aan om uzelf af te vragen: op welke manier moet het systeem onze dagelijkse werkzaamheden gaan ondersteunen? Aanbieders van bedrijfssoftware zijn tegenwoordig heel goed in staat om een systeem precies in te richten op basis van de gebruiker. Als u van tevoren dus goed nadenkt over de eisen en wensen met betrekking tot het systeem, dan weet u zeker dat de implementatie een daverend succes zal zijn. Wellicht interessant: “3 manieren waarop uw HR-afdeling kan profiteren van AI”